Tips Menjalankan Efektifitas Kantor Virtual

Image result for sewa kantor di jakarta

1. Ciptakanlah “Ruang Khusus” untuk Berkomunikasi
Komunikasi antar team sangat penting, terutama apabila tempatnya berjauhan. Koordinasi harus selalu dilakukan agar system dapat jalan sesuai sama yang diinginkan. Dalam hal semacam ini ciptakanlah ruang khusus untuk komunikasi dalam dunia maya.

2. Baiknya jauhi berkomunikasi melalui email
Berkomunikasi melalui e-mail memang sederhana dan mudah, tetapi e-mail kita akan tercampur dengan beragam e-mail yang lain, dari mulai spam, iklan penawaran, e-mail lain, bahkan juga e-mail scam meskipun. Kita dapat bikin komunitas khusus sebagai tempat komunikasi antar team kerja. Banyak komunitas open source yang dapat dipakai, seperti MyBB, PHPBB dan SMF.

3. Lakukan “Meeting” Dengan cara Teratur
Meeting penting juga dilakukan untuk melakukan koordinasi atau mengulas suatu permasalahan. Pastikan setiap anggota team dapat “datang” meeting tepat waktu. Walau hanya melalui On-line didepan PC meskipun.

4. Gunakan Video Chat saat Meeting
Saat meeting, terutama ketika mengulas permasalahan yang cukup berat dan penting, sebisa-bisanya pakai Video Chat. Bicara dengan cara segera semakin lebih mudah dipahami dari pada harus mengetik chat yang panjang dan kerapkali susah dipahami. Ini dapat penting untuk kurangi miss komunikasi. Apabila jumlah anggota team kita masihlah di bawah 10 orang, kita dapat memakai feature Google Hangout yang ada di Google+. Kita dapat juga memakai layanan ooVoo yang saat ini dapat melakukan video call sampai 12 orang dengan cara berbarengan.

 
5. Aktifkan IM (Instant Messangger) Saat Jam Kerja
Baiknya apabila setiap team untuk aktifkan instant messenger, seperti Yahoo Messenger mereka saat jam bekerja. Hal semacam ini penting sebagai pengganti “ruangan”. Dengan IM yang selalu aktif, setiap team dapat terasanya berada dalam satu ruang dan sama-sama berdekatan. Ingin apa pun, tinggal wes hewe hewes dan beres.

6. Sediakan Group Chat
Bikin Group Chat dan memasukkan setiap anggota team kedalamnya juga adalah hal yang penting. Kita dapat bikin group untuk team A, team B, atau grup global. Untuk masalah yang satu ini, kita dapat pakai Group Whatsapp dan menginvite setiap anggota team sesuai sama divisinya semasing.

7. Saling Ganti Nomor Ponsel
Pastikan setiap anggota team memiliki nomor ponsel anggota yang lain. Ini penting ketika ada hal yang darurat dan yang berkaitan tidak on-line, anggota lain dapat dengan mudah menghubungi melalui SMS atau telephone.

8. Sharing File Dan Dokumen
Ini yaitu hal yang cukup penting untuk sebuah kantor virtual. Pastikan apabila kita memiliki sebuah ruang untuk sama-sama berbagi file dan dokumen. Kita dapat pakai layanan cloud storage seperti Dropbox atau Google Drive, dan menginvite anggota team yang mempunyai urusan kedalamnya. Pastikan juga kamu bikin folder yang simpel dan terstruktur. Begitu mereka dapat sama-sama berbagi file dan dokumen yang diperlukan dengan mudah.

 
9. Sharing Link Dan inspirasi Penting
Sekurang-kurangnya siapkan juga wadah untuk berbagi link dan inspirasi penting. Apabila satu team temukan link atau inspirasi menarik, mereka dapat sama-sama berbagi dengan team yang lain dengan mudah.

10. Buat Ruang Kerja khusus Di Tempat tinggal
Bekerja dari tempat tinggal yaitu hal yang sangat mengasyikkan. Kita dapat bekerja tanpa ada perlu bikin pusing kemacetan, perjalanan panjang, dan lain-lain. Tetapi perlu diingat bila bekerja di rumah rawan menurunkan produktivitas. Baru bekerja telah tergoda acara TV, tiduran enjoy, dan lain-lain. Untuk mengatasinya sekurang-kurangnya kita perlu menyiapkan ruang kerja khusus di rumah. Dan di ruang khusus tersebut tempat di mana kita harus konsentrasi merampungkan setiap daftar pekerjaan yang ada. Nah kalau Anda butuh ruangan khusus untuk meeting, Anda bisa mencarinya di sewa kantor jakarta melalui situs online terpercaya.

11. Tunjukkan Apabila Kita Tengah Bekerja
Hal semacam ini sangat penting untuk kita yang bekerja dari tempat tinggal. Ketika kita bekerja di rumah, kerapkali keluarga atau orang lain berpikiran kita tengah tidak bekerja. Mereka sering menyuruh kita melakukan beberapa hal lain, walau sebenarnya kita tengah didalam aktivitas kerja. Karena itu kita perlu tunjukkan pada mereka bila kita tengah bekerja. Langkahnya dapat memakai ruang kerja khusus, tutup pintu dan ditulis “jangan ganggu”. Kita dapat mengemukakan pada semua anggota keluarga, apabila kita tengah bekerja dan tidak dapat untuk diganggu.

Hal semacam ini penting agar konsentrasi kita tidak terpecah saat bekerja. Lucu tentunya saat kita tengah video conference dengan client penting dari luar misalnya, eh mendadak kita dimarahi mami karena disuruh nyapu halaman atau membersihkan baju.

12. Coba kerjakan Macam
Janganlah terus-terusan kerja dari tempat tinggal saja. Sekali-kali keluarlah untuk bekerja di Cafe, Sembari nikmati secangkir Kopi atau cappucino. Ini penting untuk menyingkirkan kebosanan. Dengan melakukan macam, kamu dapat tingkatkan produktivitas dan kreativitas.. Lagipula.. tersebut enaknya kerja dengan cara remote.

13. Melakukan Pertemuan Riil
Tidak ada yang lebih mengasyikkan dari berjumpa team dengan cara riil. Ya.. apabila sangat mungkin, kerjakan pertemuan riil dengan setiap anggota team. Sekitar 3 sampai 6 bln. sekali, hal semacam itu tidak jadi masalah. Kedekatan jalinan antar team sangat memastikan kesuksesan project yang ditangani team itu.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s